Wedding planner - who is it and is it worth using one?

Wesele to jedno z najważniejszych wydarzeń w życiu! A im bardziej się w to wgłębiałam, tym bardziej przekonywałam się, że fachowe wsparcie kogoś, kto zna się na rzeczy, potrafi naprawdę odciążyć przyszłą Parę Młodą. W tym artykule, pisanym w stylu luźnej rozmowy, postaram się pokazać, jak wygląda rola wedding plannera (tak, tego słowa jeszcze tu trochę padnie), dlaczego może być on nieoceniony i na co zwrócić uwagę, gdy myślimy o takiej współpracy.

Zebrałam tu też kilka rzeczy, o których ludzie często zapominają, a które potrafią spędzać sen z powiek, gdy termin ślubu zbliża się wielkimi krokami. Będzie o budżecie, wyborze sali, potencjalnych wpadkach i tym, jak się przed nimi zabezpieczyć. A przede wszystkim – o tym, jak sprawić, żeby ten wielki dzień był bardziej radosny, a mniej nerwowy.

Pomoże mi w tym, Bogna Bojanowska, jedna z najbardziej doświadczonych wedding plannerek w Polsce. Bogna, która przez lata mieszkała i pracowała w Paryżu, organizując setki znakomitych eventów ślubnych, podzieli się z nami swoimi doświadczeniami i tajnikami zawodu wedding plannera. Porozmawiamy o tym, co sprawia, że ślub jest naprawdę wyjątkowy i jak sprostać oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów. Ciekawe, jak wyglądałby ślub Lady Di z Karolem, gdyby organizowała go Bogna!

Ślub – wielkie marzenie, jeszcze większa lista zadań

Kiedy myślimy o ślubie, zwykle w głowie maluje nam się taki piękny, wręcz filmowy obraz: zjawiskowa suknia, elegancki garnitur, rodzina i przyjaciele wokół, pyszne jedzenie, a potem tańce do białego rana. Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że zanim przyjdzie moment powiedzenia sakramentalnego „tak”, trzeba podjąć dziesiątki (a może nawet setki!) drobnych decyzji. I to już od samego początku padają pytania:

Gdzie zorganizować przyjęcie?
Którą datę wybrać?
Jaki styl pasuje do nas najbardziej?
Czy zapraszać dalekich krewnych i jak to zrobić?
Skąd wziąć najlepszych usługodawców, by uniknąć „niespodzianek”?

Do tego dochodzą kwestie, o których wiele osób zapomina: czy mamy na weselu dzieci i czy zapewniamy im animatora? Czy ktoś z gości nie potrzebuje specjalnego menu (wege, bez glutenu, bez laktozy)? Jak z organizacją transportu dla gości? I tak dalej, i tak dalej. Taka lista wydłuża się w nieskończoność, a z każdym kolejnym punktem człowiek zaczyna się zastanawiać: „Czy aby na pewno dam radę to wszystko ogarnąć?”.

Właśnie w tym momencie na scenę wkracza wedding planner – ktoś, kto bierze na siebie ogrom tych spraw, zna różne sztuczki, wie, co w branży piszczy i potrafi doradzić, gdzie lepiej się nie pchać (albo jaki tort nie przetrwa upału).

„Człowiek, który prowadzi Cię krok po kroku, bo zazwyczaj bierzemy ślub po raz pierwszy i nie wiemy, czego się spodziewać. Taka dawka emocji i tyle się dzieje, że stres jest nieunikniony, ale z dobrym wsparciem da się go mocno ograniczyć” – wspomina Bogna.

Co właściwie robi wedding planner?

Zacznijmy od wyjaśnienia. Czy wedding planer to taki nasz „prywatny asystent”, który biega za nami i dogrywa każdy szczegół? Po części tak, ale rola konsultanta ślubnego jest nieco szersza. To ktoś, kto:

Pomaga wybrać odpowiednie miejsce – zna dostępne sale, restauracje, dworki czy plenerowe przestrzenie. Wie, które miejsca są bardziej elastyczne, a które mają sztywne zasady.
Dysponuje bazą sprawdzonych usługodawców – fotografowie, kamerzyści, DJ-e, zespoły, florystki, cukiernie i inni. Wedding planer potrafi też rozwiązać problem, jeśli np. DJ ulegnie kontuzji, bo ma zawsze w zanadrzu plan B.
Pilnuje budżetu – ustala wraz z Parą Młodą priorytety. Może powiedzieć: „Może postawmy na fajną dekorację w tańszej sali, niż płacić za superluksusowy lokal i zrezygnować z atrakcji, o których zawsze marzyliście”.
Koordynuje dzień ślubu – w dniu wesela czuwa, żeby wszystko zagrało jak w najlepszej orkiestrze. Dzięki temu Para Młoda może się skupić na zabawie, zamiast odbierać telefony o zaginionym torcie.
Rozwiązuje kryzysowe sytuacje – pogoda się załamała, a ślub w plenerze? Elektroniczna lista gości się sypie? Kuchnia się spóźnia? Dobre wsparcie w postaci wedding planera pozwala uniknąć paniki i szybko przejść do działania.

Oczywiście to tylko kilka przykładów. Nierzadko konsultant ślubny wciela się w rolę psychologa rodzinnego, tłumacza w przypadku par międzynarodowych, negocjatora, a nawet… testera tortów! Dużo zależy od tego, jakie wsparcie i w jakim zakresie ustalimy na początku.

Przykłady z życia – czyli różne weselne przygody

Często słyszy się o kryzysowych sytuacjach, gdy np. sala uległa zalaniu, zespół odmówił przyjazdu w ostatniej chwili albo tort roztopił się w samochodzie w drodze na wesele. W takich momentach ratunek w postaci wedding planera jest dosłownie na wagę złota.

Cytując Bognę – konsultantę ślubną:

„Moje pary nie wiedzą o większości problemów, bo wszystko staram się załatwiać na bieżąco. Gdybym z każdą wpadką biegła do nich po akceptację, w końcu nie mieliby nawet czasu na robienie makijażu!”

Warto pamiętać, że czasem kryzysy nie muszą być aż tak widowiskowe. Może to być choćby brak wystarczającej liczby krzeseł, niewłaściwy rozmiar obrusów czy problem z transportem gości z dalekich stron. Komuś może się to wydawać błahostką, ale w dniu wesela każda drobnostka urasta do rangi wielkiego kłopotu. A wedding planner zwykle potrafi zareagować wcześniej, zanim problem eskaluje.

Budżet – czy wedding planner pomaga go zapiąć na ostatni guzik?

Wiele osób mylnie zakłada, że zatrudnienie konsultanta ślubnego to dodatkowy, niepotrzebny koszt. Tymczasem często bywa wręcz odwrotnie. Wedding planner pomaga zaplanować wydatki i dostosować je do realnych potrzeb, dzięki czemu:

nie przepłacamy za usługi, które do nas nie pasują,
nie kupujemy rzeczy, które w praktyce się nie przydadzą,
rezygnujemy z atrakcji, o których w sumie zawsze marzyła ciotka, a niekoniecznie my sami,
mamy szansę na skorzystanie z rabatów czy lepszych ofert u sprawdzonych firm współpracujących z konsultantem.

„Czasem wystarczy przyjrzeć się, czy na pewno potrzebujecie piątego ciepłego posiłku w środku lata albo czteropiętrowego tortu dla 40 osób. Bywa, że można przesunąć ten budżet na coś innego, o czym marzyła Para Młoda – np. efektowne dekoracje, drink bar czy zespół muzyczny na żywo.” – mówi Bogna.

W efekcie okazuje się, że działając na własną rękę, łatwo przekroczyć założony pułap, bo przecież „raz się żyje”, a to jednak potrafi zaboleć portfel.

Organizacja ślubu – czy to w ogóle da się zrobić bez stresu?

Pewna wedding plannerka (a raczej wedding planer, żeby trzymać się naszego słowa kluczowego!) stwierdziła kiedyś, że nawet najlepiej zorganizowane przyjęcie nie będzie w 100% wolne od emocji – to w końcu ślub. Ale jest różnica między ekscytującym stresem przed wielkim dniem a zamartwianiem się o wszystko, co może pójść nie tak.

Dobra organizacja to podstawa. Czasem wystarczy z góry ustalić z wedding planerem kluczowe terminy: kiedy załatwiamy zaproszenia, kiedy rezerwujemy muzykę, kiedy testujemy tort, a kiedy siadamy do omawiania detali dekoracji. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której nagle, na dwa tygodnie przed weselem, uświadamiamy sobie, że nie mamy kamerzysty. Albo że zapomnieliśmy poinformować kuchnię o bezglutenowej diecie siostry Panny Młodej.

Ciekawym pomysłem, o którym czasem się zapomina, jest ustalenie, kto będzie odpowiedzialny za drobne sprawy w dniu ślubu, jeśli nie korzystamy z wedding plannera. W takiej sytuacji można poprosić zaufaną osobę (świadka lub kogoś z rodziny), by to do niej zgłaszali się np. dostawcy kwiatów czy kelnerzy z pytaniem o brakujący alkohol. Dzięki temu Para Młoda nie musi co pięć minut rozwiązywać problemów logistycznych i może skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Inspiracje i trendy – czy zawsze warto je kopiować?

Nie da się ukryć, że Instagram i Pinterest przepełnione są pięknymi zdjęciami. Można tam znaleźć całe mnóstwo inspiracji na motyw przewodni wesela, kolorystykę, dekoracje, fotościankę, kwiaty i tak dalej. Ale czy to znaczy, że powinniśmy za wszelką cenę odtwarzać zdjęcia z Pinteresta?

Zdaniem wielu wedding planerów – niekoniecznie. Oczywiście, warto czerpać inspiracje, zapisywać sobie przykładowe stylizacje i szukać pomysłów. Jednak planując własny ślub, najlepiej zacząć od tego, jak chcemy się czuć w tym dniu i co faktycznie do nas pasuje. Dla jednych będzie to wielki bal w stylu glamour, dla innych niewielkie przyjęcie w klimatycznej restauracji, a jeszcze ktoś inny marzy o ceremonii w ogrodzie i koncercie akustycznym zamiast typowego DJ-a.

„Wiele rzeczy jest dziś możliwych, ale pytanie, czy to do Was pasuje. Czy naprawdę chcecie zupy cebulowej w lipcu, albo trzy różne fotobudki w niewielkiej sali, bo tak modne? Ważne, by decyzje zapadały na podstawie Waszych marzeń i stylu, a nie mody na Instagramie.”

Kiedy zatrudnić wedding plannera?

Najlepiej jak najwcześniej, zwłaszcza jeśli planujemy ślub w popularnym okresie (czerwiec-sierpień) i w atrakcyjnym miejscu. Konsultant ślubny pomoże od razu zorientować się w dostępnych terminach, salach i usługodawcach, zanim ktoś sprzątnie nam sprzed nosa wymarzonego fotografa. Ale nic straconego, jeśli decyzja zapada później – lepiej skorzystać z fachowej pomocy choćby i na pół roku przed weselem niż wcale.

Trzeba jednak liczyć się z tym, że im później się zgłaszamy, tym bardziej wedding planner musi dokonywać cudów logistycznych. I trzeba być gotowym na ewentualne kompromisy – może już nie da się zarezerwować najpopularniejszej kapeli, ale sprawdzony DJ z polecenia planera bywa równie dobrą opcją.

Czy to usługa tylko dla bogatych?

Często spotykam się z przekonaniem, że wedding planner to luksus, na który stać tylko nielicznych. Tymczasem coraz więcej osób uznaje, że wolą wydać pewną sumę na profesjonalne wsparcie i mieć spokojną głowę, zamiast najpierw organizować ślub sami, a później (niestety) ratować sytuację w ostatniej chwili. Owszem, za usługę konsultanta ślubnego trzeba zapłacić, ale:

W zamian otrzymujemy oszczędność czasu, nerwów i nierzadko pieniędzy (dzięki kontaktom i możliwościom negocjacji).
Mamy pewność, że organizacją zajmuje się ktoś doświadczony, kto widział już dziesiątki różnych scenariuszy.
Możemy bardziej skupić się na tym, by czerpać radość z samych przygotowań i na spokojnie decydować o detalach, zamiast użerać się z krnąbrnymi podwykonawcami.

W efekcie wiele par stwierdza, że to jedna z lepszych decyzji, jakie podjęli. Szczególnie gdy brakuje czasu, bo praca i obowiązki nie pozwalają na bieganie od jednego miejsca do drugiego

Podsumowanie – wedding planner jako inwestycja w spokój i wspomnienia

Na koniec warto podkreślić, że ślub i wesele to nie maraton w stylu „kto zrobi to szybciej i taniej”, tylko wyjątkowy dzień, który ma zostawić piękne wspomnienia na całe życie. Każda Para Młoda powinna czuć, że naprawdę może się tym dniem cieszyć – a nie tylko zamartwiać się, czy orkiestra przyjedzie na czas.

Wedding planner (o, to już trzecie użycie naszego słowa kluczowego!) bywa w takiej sytuacji kimś w rodzaju anioła stróża – od sprawdzenia, czy kwiaty dojechały w całości, po negocjacje z managerem lokalu. Można śmiało powiedzieć, że to osoba, która daje nam poczucie bezpieczeństwa w tym całym szalonym zamieszaniu przedślubnym.

„Chodzi o to, żebyś Ty, w dniu swojego ślubu, mógł skupić się na tym, co najważniejsze: na drugiej osobie, na przysiędze, na radości z gośćmi. Nie musisz biegać i wyjaśniać, czy cukiernia na pewno dostarczyła tort. Taka rola wedding plannera jest po prostu nie do przecenienia.” – mówi Bogna.

Ostatnie słowo

Jeśli więc jesteście na etapie podejmowania decyzji, jak zorganizować ślub i zastanawiacie się, czy warto zaufać konsultantowi ślubnemu, to, cóż… mam nadzieję, że ten tekst rozwiał choć część wątpliwości. Zatrudnienie wedding plannera to inwestycja w spokój i pewność, że ktoś czuwa nad każdym szczegółem. Dzięki temu Wy możecie w pełni przeżywać chwile, które zdarzają się (przynajmniej w teorii) raz w życiu.

Owszem, zawsze da się zorganizować wesele samemu – tak samo, jak można samodzielnie wyremontować kuchnię. Pytanie tylko, czy nie wolicie mieć fachowca, który zrobi to profesjonalnie, a Wy możecie się w tym czasie cieszyć planowaniem podróży poślubnej, zamiast martwić się, czy na sali wystarczy krzeseł.

Życzę Wam, żeby dzień ślubu był jednym z najpiękniejszych w życiu i żeby nic nie odciągało Waszej uwagi od radości, którą niesie. A jeśli do tego potrzebujecie kogoś, kto ogarnie za Was te wszystkie przedślubne formalności, rezerwacje i plany B, to odpowiedź jest prosta: poszukajcie zaufanego wedding planera, a nie pożałujecie!

Dlaczego ten tekst znalazł się na naszym blogu?

Ponieważ Bouduar to nie tylko piękna bielizna i wysokiej jakości produkty, ale przede wszystkim marka z duszą. Za nią stoi charyzmatyczna właścicielka, która ma w sercu misję większą niż tylko sprzedaż. Przez swoją pasję, determinację i autentyczność pragnie inspirować innych, dzielić się swoją historią i pokazywać, jak wygląda prawdziwe życie przedsiębiorcy.

Dlatego na naszym blogu znajdziesz regularne odcinki zakulisowego życia marki, a także historie związane z rozwojem biznesu i przedsiębiorczości. Wszystko to, co pojawia się na blogu, jest częścią szerszego projektu – kanału na YouTube “Naked DNA”, który daje Ci wgląd w naszą codzienność, proces twórczy oraz wartości, które kierują naszą marką.

Zapraszamy do śledzenia nas na YouTube i dołączenia do naszej społeczności – treści, które tworzymy, są pełne pasji i autentyczności, a także mnóstwa inspirujących informacji. Dołącz do nas, by być na bieżąco z tym, co naprawdę ważne!